Dématérialisation
Pourquoi passer du papier au numérique ?
Aujourd’hui, la vision de l’entreprise tend vers le numérique afin d’assurer une gestion sécurisée, conforme et productive des flux d’informations.
La dématérialisation fait partie intégrante des nouveaux enjeux des entreprises, quels que soient leur taille et leur domaine d’activité.
Cegedim Outsourcing vous aide à optimiser le traitement des flux entrants et à renforcer l’impact des flux sortants.
Cegedim Outsourcing propose une solution de numérisation performante et sécurisée pour dématérialiser tout type de document.
Réduction des coûts
Selon plusieurs études, on estime encore aujourd’hui, qu’un même document peut exister au minimum 5 fois dans une entreprise. En dématérialisant, la circulation du papier et le volume de ce dernier sont en baisse car celui-ci disparait peu à peu. Les coûts se réduisent car on reproduit de moins en moins de documents et les imprimantes sont de moins en moins utilisées. Cela permet également de libérer une place importante dans les espaces de stockages physiques.
Meilleure réactivité
On trouve les documents plus rapidement, les données sont transmises instantanément dans le monde entier via les mails, un délai d’exécution plus court, un process adaptable face à des impondérables non prévus au départ comme les grèves, les soucis d’expédition par courrier,… Les collaborateurs collectent plus rapidement les documents et sont plus réactifs dans les actions qui leurs sont confiées tout en respectant le cadre légal.
Traçabilité
Aujourd’hui, il faut tenir compte de certaines contraintes qu’elles soient métiers, organisationnelles ou légales. Avec la dématérialisation, la traçabilité des informations est assurée en prenant en compte ces dernières. Il est indispensable d’identifier le trajet des données au sein des applications. Il est important de prendre en compte plusieurs facteurs pour remplacer le papier par le flux électronique et notamment ces notions de confiance, traçabilité et confidentialité des flux, gestion de preuves…
Développement durable
Avec la dématérialisation, il y a moins de pollution car ce sont des tonnes de papier économisées. Les entreprises sont de plus en plus concernées par l’éco-responsabilité, il convient donc d’éviter l’impression de documents et d’emails, d’où l’importance de la dématérialisation au sein de divers services dans l’entreprise.
Processus de dématérialisation
Un concentrateur de flux pour tous les modes de transmission
Des services pour un envoi homogène vers les étapes de traitements :
- Capture scanner
- Capture mail
- Capture répertoire
Des technologies performantes et combinées pour des résultats optimisés :
- Lecture full text pour une lecture rapide des informations
- Lecture modèles pour les top fournisseurs
- Autres technologies et règles d’extraction
Une plateforme dédiée ou mutualisée et une analyse complète :
- Des scénarios avant capture pour les étapes de reconnaissance, lecture, contrôles et exports dédiés
- Des outils d’analyse à froid de performances pour une optimisation continue de la plateforme
Dématérialisation des factures
Suite à la parution de plusieurs études (IDC, EY, Markess…), on constate que dans les entreprises, 30% du temps est consacré à la saisie manuelle des factures dans les services comptables.
On remarque aussi qu’en dématérialisant ses factures, une entreprise peut économiser jusqu’à 75% par rapport à un traitement papier.
En effet, les différentes étapes du traitement d’une facture sont factrices de coûts et de temps dans votre organisation.
Cegedim Outsourcing a développé une plateforme informatique de traitement adaptée à tous les flux documentaires entrants et sortants, papier et électronique.
Les factures sont désormais intégrées directement en flux électroniques chez les éditeurs tels que SAP, Oracle, Qualiac, Coda, Cegid… La technologie évolue sans cesse, Cegedim Outsourcing vous accompagne tout au long de ces changements et vous propose une offre de dématérialisation complète en mode SAAS pour gérer vos factures clients et fournisseurs.
Caractéristiques
- Optimisation de la reconnaissance automatique (LAD/RAD) opérée directement par nos ingénieurs.
- Intégration de la suite logicielle ZeDOC (Gestion électronique des documents – un outil dynamique de capture de données, qui se différencie d’une GED classique basée sur le simple principe d’indexation -, la lecture automatique des documents (LAD) et la reconnaissance automatique des documents (RAD).
- Hébergement de la plateforme assuré par nos datacenters hautement disponibles et sécurisés.
Bénéfices
- Automatisation des processus de facturation
- Suppression des impressions
- Diminution du coût de traitement et des frais de relances
- Amélioration de la traçabilité
- Meilleure maîtrise des délais de paiement
- Gain de temps en validation de factures
- Trésorerie optimisée
Pour la capture et l’automatisation du traitement des data, Cegedim Outsourcing s’appuie sur la suite logicielle BSV qui comprend la Gestion électronique des documents
– un outil dynamique de capture de données, qui se différencie d’une GED classique basée sur le simple principe d’indexation,
– la Lecture automatique des documents (LAD) et la Reconnaissance automatique des documents (RAD).
Pour la dématérialisation fiscale des factures, Cegedim Outsourcing s’appuie sur l’offre SY by Cegedim, une solution collaborative de Cegedim e-business, un des leaders de la dématérialisation des process BtoB en Europe. Cegedim e-business opère une plateforme unique d’échanges électroniques multicanal, qui traite tout type de document, du contrat au paiement.
dématérialisation des documents santé
Cegedim Outsourcing se positionne aussi comme un des leaders de la dématérialisation de vos documents santé afin d’améliorer le suivi de vos patients tout en optimisant votre organisation
Le désengagement croissant des régimes sociaux obligatoires, l’augmentation des consultations externes ainsi que le lancement de l’expérimentation de la facturation individuelle au sein des hôpitaux provoquent une augmentation constante du volume des factures des professionnels de santé. Aujourd’hui, réduisez de 30% vos frais de gestion avec Cegedim Outsourcing.
Cegedim Outsourcing, filiale à 100% de Cegedim, une entreprise innovante de technologies et de services spécialisée dans la gestion des flux numériques de l’écosystème santé, se positionne comme concentrateur de flux en amont des applications métiers d’assurance santé.
Autant de documents dont le traitement est long et coûteux : Courriers libres, bulletins d’adhésion, avis des sommes à payer, désignations de bénéficiaires, feuilles de soins, réclamations, décomptes santé, règlements, arrêts de travail, modifications ou radiations de contrats, pièces justificatives…
Bénéfices
- Accès à un outil de traitement sans investissement
- Conservation de votre organisation, pas d’externalisation de personnel
- Coûts mutualisés d’une plateforme industrielle
- Mise en place rapide
- Gains de productivité importants
- Diminution des délais de traitement
Avec Cegedim Outsourcing,
vous ne payez que ce que vous consommez,
plusieurs solutions s’offrent à vous.
L’externalisation complète
L’externalisation complète positionne l’assurance santé comme pilote d’une prestation et lui permet de bénéficier d’un engagement de service. D’un point de vue financier, elle bénéficiera de la mutualisation du vidéo-codage et de la mutualisation de la connaissance de toutes les factures en provenance des professionnels de santé.
L’externalisation partielle
L’externalisation partielle conserve tous les avantages du mode SaaS mais ajoute la possibilité de confier à Cegedim Outsourcing la numérisation des documents et les débordements de vidéo-codage et ainsi de mettre en place un plan de continuité d’activité.
Le mode SAAS
Mutualisation de l’installation du logiciel et mutualisation du paramétrage du logiciel pour prendre en charge les différents flux : un type de facture est partagé avec tous les adhérents du service. Engagement de Cegedim Outsourcing sur un taux de reconnaissance automatique des différents champs. Les documents physiques ne circulent pas à l’extérieur de votre organisation. Conservation en interne de la compétence métier. Tarification au document.
