La signature électronique pour tous vos documents

La signature manuscrite numérisée et la signature électronique n’ont pas le même effet juridique. Si la première est l’équivalent d’une copie, la deuxième a la même valeur légale qu’une originale.

En outre, le document signé électroniquement ne peut subir de modifications. Son authenticité est également garantie, c’est-à-dire que l’identité du signataire est certaine.

Enfin, la signature électronique a un caractère irrévocable : l’auteur de la signature ne peut la nier, on parle de garantie de « non-répudiation ».

Suivant le règlement européen eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014, entré en vigueur le 1er juillet 2016, trois types de signatures électroniques existent : la signature électronique simple (pour les factures et devis par exemple), la signature électronique avancée (pour les documents comme les contrats de travail) et la signature électronique qualifiée (pour les fichiers à haut risque juridique). Le niveau de signature dépend du certificat utilisé pour signer. Seul le certificat Qualifié est probant, il bénéficie donc d’une inversion de la charge de la preuve. Les niveaux Simple et Avancé, sont tout aussi reconnus juridiquement, mais sont eux de niveau probatoire. D’où l’importance de produire un fichier de preuve (piste d’audit) qui pourra potentiellement être présenté au juge.

La loi impose aux entreprises la dématérialisation de leurs factures lorsqu’elles sont adressées à l’Administration Publique. Cette obligation, issue de l’ordonnance du 26 juin 2014, relative au développement de la facturation électronique, s’est appliquée de façon progressive, depuis le 1er janvier 2017, en fonction de la taille de l’entreprise. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les sociétés, quelle que soit leur taille, sont concernées par cette législation.

D’ici 2023, toutes les entreprises du secteur privé devront avoir recours à la facturation électronique (voir question suivante) De façon simplifiée, on peut dire que le procédé fonctionne de la manière suivante : une demande de signature vers un service de signature électronique est déclenchée par une application. Dans le cadre d’une signature à distance, un email d’invitation à signer est envoyé au signataire. Cet email contient un lien web (URL) permettant d’accéder au document à signer. Après relecture du document le signataire donne son consentement, puis le processus continue, et le workflow passe au rang suivant. Trois éléments sont nécessaires pour mettre en place la signature électronique : un document PDF, un outil de signature (PAAS Plateform as a Service) et un certificat électronique provenant d’un tiers de confiance (véritable carte d’identité numérique). La signature électronique, nécessite par ailleurs la mise en place d’un coffre-fort d’archivage électronique, permettant de conserver légalement les documents signés, ainsi que les fameuses pistes d’audit pouvant être produites devant un juge.

L’utilisation de la signature électronique raccourcit les délais de traitement de validation des documents. Il n’est en effet plus nécessaire de rencontrer physiquement le signataire. Un document signé électroniquement est par ailleurs plus fiable. À la différence d’un document papier, on ne peut modifier un fichier signé électroniquement. Il est enfin tout à fait possible d’archiver numériquement le document, sans besoin de conserver une copie papier.

Ce mode de signature permet de réinventer les relations entre clients et partenaires, dans un contexte de recours accru au télétravail dans le cadre de la crise sanitaire actuelle, d’améliorer les processus de validation interne, d’augmenter la satisfaction client, le tout en réduisant les coûts et les délais.

L’emploi de la signature électronique a pour effet de faire progresser une démarche de dématérialisation. En effet, celle-ci ne peut arriver à maturité en conservant un système de signature manuscrite. Choisir d’inclure des workflows de signatures électroniques dans la dématérialisation des processus métiers permet d’améliorer la performance des services administratifs d’une entreprise. Réduction des coûts de traitement, suppression du papier, simplification des processus back office, optimisation du taux de conversion, lutte contre la fraude, autant d’éléments qui amènent de nombreuses organisations à choisir la signature électronique et à ramener de la confiance dans la dématérialisation.